Taloushallinnon palvelun sisällöstä sopiminen

Taloushallintoliitto julkaisi toimialastandardi TAL-STAn kaksi vuotta sitten. TAL-STAan on koottu ulkoistetun taloushallintopalvelualan hyvän tavan ohjeet siten, että liiton tärkeimmät suositukset, standardit ja parhaat käytännöt ovat nyt yhdessä lähteessä. Tilitoimiston parhaimmissa käytännöissä korostuu aiempaa selkeämmin kaksi näkökulmaa: tunne asiakkaasi ja raportoi tarpeellisesta. Näillä kahdella on vahva yhteys, sillä vain asiakkaan tuntemisen kautta palvelutarpeen voi tunnistaa.

Asiakaslähtöisen ja tuotteistetun palveluajattelun yleistyminen sekä sähköisen taloushallinnon eteneminen ja laajentuminen vaikuttivat merkittävästi siihen, että Taloushallinto­liitto uudisti KL2004:n palveluerittelyt. Nyt ne palvelevat entistä paremmin palvelukokonaisuuden suunnittelua ja sopimista. Palveluerittelyt ovat KL2004:n osa, jonka tilitoimisto voi – tai paremminkin tilitoimiston tulee – räätälöidä omaan tarjontaansa sopivaksi.

Palvelun sisällöstä sopiminen on tarkka paikka: siinä tili­toimisto antaa kyvykkyyteensä ja osaamiseensa perustuvan asiakaslupauksen. Asiakkaalle selviää, mitä hän saa vastineeksi laskun maksamisesta ja miten hän itse edesauttaa parhaaseen lopputulokseen pääsemistä. Palvelun sisällön selkeällä dokumentoinnilla olennainen tieto siirtyy asiaa hoitaville henkilöille, ja tarpeen vaatiessa voidaan jälkikäteen varmistua, mistä on sovittu. Myös mahdolliset yhteyshenkilöiden vaihdostilanteet helpottuvat ja tehostuvat, kun dokumentointi on selkeää.

Tilitoimistolla on tärkeää olla KL2004:n palveluerittelyitä tarkempi sisäinen kuvaus siitä, mitä eri palvelut pitävät sisällään ja mitä ne eivät sisällä. Arkisessakin palvelutilanteessa pitää pystyä tunnistamaan, milloin asiakkaan haluama tai tarvitsema toimi tai tehtävä kuuluu erikseen veloitettavien lisäpalveluiden piiriin. Jokaisen asiakkaan kanssa toimivan henkilön on hyvä tuntea oma tarjonta ja hahmottaa, milloin on lisäpalvelun esittelyn tai myynnin paikka.

Ydinpalvelut, syvennetyt palvelut, laajennetut palvelut

Tilitoimiston palveluerittelyt alkavat palvelualueiden luettelolla. Tähän merkitään ne palvelualueet, jotka toimeksianto sisältää, sekä milloin palvelualue on otettu käyttöön ja milloin palvelualueen erittelyä on viimeksi päivitetty tai muutettu.

Palvelutuoteajattelussa tilitoimiston palvelun alueita voidaan luonnehtia jakamalla ne kolmeen tasoon:

– ydinpalveluihin,
– syvennettyihin ulkoisen laskennan palveluihin sekä
– laajennettuihin sisäisen laskennan ja raportoinnin palveluihin.

Tilitoimistopalvelun ytimen muodostavat kirjanpito, siihen perustuva arvonlisäveron kausi-ilmoittaminen, tilin­päätöksen toteuttaminen ja tuloveroilmoitus. Ydinpalveluita voidaan kutsua myös lakisääteisiksi vähimmäispalveluiksi, joihin kuuluu tänä päivänä myös pankkivaltuutukseen liittyvät toimet ja palvelut.

Ulkoisen laskennan palveluita voidaan syventää reaaliaikaisuuden ja/tai liiketapahtuman syntymisen eli kirjauksen lähteen suuntaan. Tällöin tilitoimistossa hoidetaan asiakkaan palkanlaskenta, maksatus sekä myyntien ja ostolaskujen käsittely. Syvimmillään tilitoimiston tuki voi ulottua yrityksen tilausprosessista sähköiseen pysyväisarkistointiin.

Laajennetuilla sisäisen laskennan ja raportoinnin palveluilla tarkoitetaan asiakaskohtaista, räätälöityä juoksevaa raportointia ja johdon laskentatoimen alaan kuuluvia budjetointiin, rahan riittävyyteen ja muihin vastaaviin liittyviä tulosohjaus- ja controller-palveluita sekä veroneuvontaa. Myös kertaluontoiset, erilaisiin yritystoiminnan järjestelyihin liittyvät verojen optimointi ja yhtiöoikeudellinen neuvonta kuuluvat laajennettuun tilitoimiston palvelukonseptiin eli tarjontaan, jota tuotetaan asiakasyrityksen itsensä eikä yhteiskunnan tarpeisiin.

Palvelutasoja rakennettaessa tilitoimistossa on hyvä muistaa TAL-STAn ohje merkityksellisestä raportoinnista: ”Kaikki asiakkaalle tuotettavat raportit tulisi laatia rakenteeltaan siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin asiakkaan tarpeita.” Juuri kenenkään tarvetta ei vastaa jaksottamattomasta aineistosta rutiinimaisesti tulostettu tuloslaskelma- tai tase-niminen kuukausiraportti.

Tilitoimistojen palveluiden kokonaisuus kehittyy uusien asiakastarpeiden myötä. Tuoreimpia esimerkkejä ovat kiinteistö- ja rakentamistoimialan 1.7.2014 voimaan tulevat ilmoittamisvelvoitteet tai uuden koulutusvähennyksen perusteiden dokumentointiin liittyvät palvelut.

Asiakkaat voidaan jakaa kolmeen ryhmään

Palveluerittelyt on suunniteltu toimimaan monenlaisissa myynti- ja muissa asiakasneuvottelutilanteissa. Jakamalla palvelut eri tasoihin helpotetaan sopimistilannetta ajatellen erilaisia asiakasryhmiä. Asiakkaat voidaan jakaa karkeasti esimerkiksi kolmeen ryhmään:

1. Asiakkaat, joiden kohdalla tilitoimiston on helppo tehdä johtopäätös, että asiakas tarvitsee turvalliset ydin­palvelut yhteiskunnan velvoitteiden hoitamiseksi. Tällöin palvelut valitaan tilitoimiston asiantuntemuksella.

2. Asiakkaat, jotka eivät vielä tiedä, mikä ulkoistamisen aste ja mitkä palvelut olisivat heille hyödyllisimmät. Palvelu­kokonaisuus syntyy tällöin asiakkaan kanssa yhdessä eri vaihto­ehtoja punniten ja suunnitellen.

3. Asiakkaat, jotka tietävät tarkasti, mitkä osat talous­hallinnosta he haluavat ulkoistaa. Sopimus syntyy, jos tilitoimisto täyttää asiakkaan ehdot.

Palvelut sopimuksen alkaessa, ­aikana ja päättyessä

Palvelualueen erittelyn kohdat eivät ole tilitoimiston työn tai työprosessin esittelyä, vaan valintaruksilla kuvataan tehtävää tai asiaa, jonka kohdalla on kyse aidosta valintatilanteesta. Otetaan kantaa, ottaako tilitoimisto asian hoitaakseen vaiko ei tai onko kyseinen kohta ylipäätään asiaan kuuluva.

Ydinpalvelun kohdalla riittää periaatteessa yksi ruksi:  ”Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpito, arvonlisä- ja tuloveroilmoitukset sekä muu lakisääteinen raportointi”. Tilitoimisto hoitaa silloin kirjanpidon kirjanpitokirjoineen, tuottaa kirjanpidosta kausi-ilmoituksen tiedot, tilinpäätöksen tasekirjoineen ja tase-erittelyineen, tuloveroilmoituksen sekä hallussaan olevasta sähköisestä aineistosta pysyväisarkistomateriaalin. Lähtökohtaisesti palveluun ei tällöin kuulu kuukausittain toimitettavia asiakasraportteja – vain arvonlisä­veron ilmoitustiedot. Asiakaskohtaisesta jakson raportoinnista sovitaan laajennettujen palveluiden kohdalla.

Palvelualueen erittelyssä tehtävät on jaettu kolmeen: palvelun käyttöönottoon, palvelun jatkuvaan tuottamiseen sekä palvelun päättymiseen liittyvät toimet. Tänä päivänä tilitoimiston vaihdostilanteissa epäselvyyksiä ilmenee erityisesti sähköisen aineiston siirrossa. Ellei tästä ole sovittu mitään erityistä, kirjan­pitoaineisto voidaan toimittaa minimivaatimuksin pysyväisarkistoituna. Uusiin kirjanpitopalvelun päättymisen erittelyihin on lisätty asiaa selventävä ruksikohta: ”Pääkirjanpidon tapahtumatietue-tiedosto tilitoimiston hinnaston mukaisena.”

Valitsematta jääneet kohdat pois erittelystä?

Aiemmin jo todettiin, että tilitoimiston on syytä laatia palveluiden erittelyt vastaamaan omia palvelutehtäviään ja asiakaslupaustaan. KL2004:n sopimusajatteluun ei kuulu tehtävien jako tilitoimiston ja asiakkaan kesken vaan tilitoimisto ottaa hoitaakseen -malli. Se, mitä tilitoimisto ei ota hoitaakseen, jää palvelusopimuksesta huolimatta asiak­kaan vastuulle kirjanpitovelvollisena, verovelvollisena ja työnantajana.

Asiakkaan tehtäviä ei listata, koska kaiken taloushallinnon tehtäväavaruuden aukoton etukäteen listaaminen ei käytännössä olisi edes mahdollista.

Selkeyden vuoksi on tarpeellista jättää näkyville, että jotakin tiettyä tehtävää EI ole otettu tilitoimiston tehtäväksi, eli ruksikohta on jätetty tyhjäksi. Asiakkaat ovat erilaisia, sopimis­tilanteessa tilitoimiston pitää parhaansa mukaan auttaa asiakasta ymmärtämään, mitä tietty palvelu pitää sisällään ja mitä ei. Selkeys ja yhteinen ymmärrys on tärkeintä, kun palvelutehtävistä sovitaan.

Tyhjäksi jätetyt ruksikohdat eivät sopimusta pahenna, vaikkakin pidentävät sopimuksen mittaa. Palveluerittely on tilitoimiston riskienhallinnan ytimessä ja TAL-STA-näkökulmasta tilitoimiston palvelulaadun tarkastelun mitta­tikku. Toteutunutta palvelua voidaan verrata siihen, mistä on sovittu, ja palvelun lopputuloksesta voidaan arvioida, onko tilitoimistolla ollut osaamista toteuttaa palvelu oikein.

Suullisesti sopien – TAL-STAn mukaan tähän pitää olla erityiset perusteet – menetetään selkeiden pelisääntöjen eli yleisten sopimusehtojen lisäksi varmuus siitä, että taloushallinnon toimet tulevat riidattomasti hoidetuiksi. Alan asiantuntijana tilitoimistolle jää helposti tehtäväksi ”kaikki” taloushallinnon avaruudesta, koska osapuolille voi jäädä tehtävien rajauksista suullisesti sovittaessa eriävä mielikuva.

Hinta-arvio ja hinnoittelu

Hinta kuuluu olennaisena osana palvelun sisällöstä sopimiseen. Hinnoittelun tulee olla selkeää. Annetun hinta-arvion tulee mahdollisuuksien mukaan antaa asiakkaalle oikea kuva palvelun kokonaishinnasta esimerkiksi vuosi­tasolla. Hinta-arvion perustana olevat oletukset tapahtuma- ja tunti­määristä tulisi dokumentoida ja selvittää asiakkaalle. Jos toimeksiannon aikana havaitaan, että lopullinen hinta olennaisesti ylittää annetun hinta-arvion, pitää tilitoimiston viivytyksettä informoida tästä asiakasta.

Sopimuksen pitää olla ajan tasalla ja vähintään kerran vuodessa tarkastellaan sopimuksen kattavuutta. Tilin­päätösneuvottelu on hyvä tilaisuus tarkistaa sopimuksen toimi­vuus ja mahdollisesti keskustella lisäpalveluista. Mikäli asiakas poikkeaa sovituista, on tästä aina huomautettava.

Tutustu Taloushallintoliiton sopimusmalliin: www.taloushallintoliitto.fi/@Bin/1554552/122_KL2004+170513.pdf

Tutustu Taloushallintoliiton Toimialastandardi TAL-STAaan: www.taloushallintoliitto.fi/taloushallintoliitto/tal-laatu/