Muutoksia menetelmäsäännöksiin

Mietinnössä on myös esitetty useita sisältöön liittyviä muutosehdotuksia nykyiseen kirjanpito­lakiin ja sitä täydentäviin säännöksiin. Uutta lakia on tarkoitus soveltaa 1.1.2016  ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta. Tässä käsitellään esimerkein muutamia keskeisiä muutosehdotuksia.

Tositteen sisältö

Tositteen tietosisällön merkitystä ja eheyttä korostetaan. 2:5§ mukaan liiketapahtuman, tositteen ja kirjanpitomerkinnän välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.  Tositteen tulee siis kuvata liiketapahtuman tietosisältö riittävän yksityiskohtaisesti. 

Jos esimerkiksi liiketapahtuman sisältö käy ilmi vain paperi- tai verkkolaskun liitteestä, tulee liite säilyttää laskun yhteydessä tai siten, että se on vaikeuksitta löydettävissä esimerkiksi linkin kautta tai tositenumeron perusteella hakemalla. Muistiotositteiden osalta niiden perustana olevien laskelmien tulee olla vaikeuksitta löydettävissä.

Kovin monimutkaisissa tositekokonaisuuksissa kannattaa laatia erillinen sisällysluettelo, josta käy ilmi, mistä asia­kirjoista tai järjestelmistä tositteen informaatio löytyy. Tällainen dokumentaatio voi olla myös yleisemmällä tasolla. Sopimusperusteisten maksujen osalta voidaan esimerkiksi yleisellä tasolla dokumentoida kirjanpitoaineistoon, että maksutapahtuman todentava kirjanpitomerkintä sisältää aina sopimusnumeron ja yrityksen sopimukset arkistoidaan osana kirjanpitoaineistoa esimerkiksi sopimusnumerojärjestyksessä.

Tilinpäätöksen liitetiedot

Tilinpäätöksen liitetietojen perustana olevia laskelmia ja asiakirjoja käsitellään ja säilytetään liitetietotositteina. Tällä on tähdätty tilinpäätöksen tarkastettavuuden ja audit
trailin kattavuuden varmistamiseen. Säädös selkeyttää käytäntöjä ja tarjoaa luontevan toimintamallin dokumentointiin. 

Tositteiden luonti ja arkistointi on mahdollista hoitaa kätevästi esimerkiksi kirjanpitojärjestelmässä luomalla liite­tietotositteita varten oma tositelaji ja käyttämällä kirjan­pitojärjestelmän muistiotositetoimintoa.

Kuukausikohtaiset kirjaukset

Muut kuin käteismaksua koskevat kirjaukset voidaan tehdä kuukausikohtaisesti. 

Esimerkiksi verkkokaupan tai digitaalisten palvelujen myyntiä koskevat liiketapahtumat voidaan kirjata kuukausi­kohtaisten koostetositteiden perusteella, kunhan yksittäiset liiketapahtumat ovat eroteltavissa tositteelta. Näin on käytännössä jo toimittukin, vaikka vielä voimassa­olevan mutta uudella kirjanpitolailla kumottavan KTM menetelmäpäätöksen ahtaan tulkinnan mukaan jokainen yksittäinen myyntitapahtuma olisi pitänyt kirjata erikseen päiväkirjalle.

Audit trail -vaatimus

Audit trail -vaatimus on nostettu kirjanpitolakiin KILAn menetelmäohjeesta ja vaatimus on ulotettu myös kirjanpidon perusteella laadittaviin viranomaisilmoituksiin. Kirjausketjun tulee toteutua niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteyden mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja tilinpäätökseen tulee olla vaikeuksitta todettavissa molempiin suuntiin. 

Vaatimuksen nostaminen lain tasolle on perusteltua. Suurten yritysten käyttämissä toiminnanohjausjärjestelmäkokonaisuuksissa audit trailin todentaminen ja yleensäkin tarkastaminen on ollut usein haasteellista. 

Uutena asiana audit trail -vaatimus on ulotettu koskemaan myös kirjanpidon perusteella tehtäviä säännöllisiä viranomaisilmoituksia kuten arvonlisävero- ja työnantaja­ilmoituksia ja lakisääteisiä ilmoituksia vakuutus- ja työeläke­laitoksille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ilmoitusta tarkastellessa tulisi voida todentaa, mistä kirjauksista ilmoituksen tiedot on koostettu. Vastaavasti kirjauksesta tulisi käydä ilmi, mille ilmoitukselle se on päätynyt. 

Nykyisissä kirjanpitojärjestelmissä tällaista tietojen tallennusta ei yleensä ole, mutta asia olisi hyvä ottaa huomioon taloushallintojärjestelmien kehitystyössä. Lain voimassaolon alkumetreillä riittänee, että kirjanpitovelvollinen (järjestelmä­toimittajan avustuksella) dokumentoi osaksi
kirjanpitoaineistoa säännöt, joiden perusteella eri ilmoituksiin kerätään tiedot eli asiaan liittyvät alv-koodit, kirjanpitotilit ja vastaavat tekijät sekä ajalliset kohdistussäännöt.

Luettelo kirjanpitokirjoista ja aineistoista

Uudessa laissa kumotaan vaatimus paperimuotoisesta tasekirjasta. Sen sijaan asetetaan vaatimus laatia ja säilyttää luettelo kirjanpitokirjoista ja -aineistoista. Mietinnön perustelu­osan mukaan luettelosta ”tulee käydä ilmi, mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen  perustana oleva kirjanpito koostuu ja perustuu,  miten ne liittyvät toisiinsa, ja miten ja missä niitä säilytetään ja pystyy lukemaan”. Luettelo tulee säilyttää kymmenen vuoden ajan.

Tämä uusi säädös on erittäin tarpeellinen ja tervetullut, koska se yhdessä perusteluosion kanssa kuvaa kirjanpito­aineiston dokumentaation vaatimukset ja tavoitteet selkeästi ja konkreettisesti. Vaikka jo nykyisen lain tasekirjaa koskevat säädökset ovat velvoittaneet yritykset dokumentoimaan kirjanpitoaineistonsa sisällön ja säilytystavat, on asia ollut usein retuperällä suurissakin yrityksissä.

Yrityksissä, joissa tuotantoa on johdettu trimmatuin ja hyvin dokumentoiduin prosessein, on taloushallintoa ja
kirjanpitoa pidetty usein suullisen perimätiedon varassa. Uuden lain edellyttämä luettelo voidaan tuottaa isoissa yrityksissä esimerkiksi tilintarkastajien avustamana, ja pienissä yrityksissä tilitoimisto voi laatia mallidokumentin ja sen pohjalta asiakaskohtaiset versiot. Lain vaatimusten sivutuotteena järjestelmän ja tietosisältöjen dokumentointi parantaa talousprosessin laatua ja tuottaa ideoita toiminnan kehittämiseen.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Uudesta laista on poistettu kirjanpidon säilytystä koskevat maantieteelliset ja tekniset rajoitukset. Yksityiskohtaisen säätelyn sijaan on korostettu kirjanpitovelvollisen vastuuta lisäämällä uusi 3:7a§, jossa tilinpäätöksen allekirjoituksella vastataan myös kirjanpitoaineiston asianmukaisesta säilytyksestä. 

Uskon, että tässä hieman yksityiskohtaisempi säätely olisi ollut kirjanpitovelvollisten etu. Taloushallinnon toimintamallit ovat muuttuneet ulkoistuksen suuntaan. Isot yritykset ulkoistavat kirjanpitoaineistonsa ja muiden tietojensa säilytyksen yhä useammin palvelintilaa vuokraaville yrityksille. Tilitoimistot ja pienet yritykset käyttävät pilvipalveluna tarjottavia kirjanpito-ohjelmistoja.

Nämä toteutukset ovat luonteeltaan sellaisia, että kirjanpitovelvollisen yrityksen konkurssin seurauksena kirjanpitoaineiston käyttö ja säilytys vaarantuu. Palveluntarjoaja saattaa hävittää kirjanpitoaineiston muiden tietojen ohessa tai pesänhoitaja, tilitoimisto tai verottaja joutuu vääntämään kättä aineiston saamiseksi.

Nämä ongelmat olisi helppoa ehkäistä etukäteen järkevillä sopimusehdoilla ja käytännöillä. Jos kirjanpitolaissa olisi velvoitettu kirjanpitovelvollista järjestämään kirjanpitoaineiston säilytys siten, että aineiston käytettävyydestä voidaan varmistua myös yrityksen konkurssin sattuessa, olisi asia väännetty rautalangasta.

Kumottavassa KTM-menetelmäpäätöksessä on ollut säädös, että yrityksen elektronisesti arkistoitu kirjanpitoaineisto tulee voida luovuttaa tiedostomuodossa tarkastusta varten. Tätä  vastaavaa velvoitetta ei löydy uudesta kirjanpitolakiluonnoksesta. 

Asialla on käytännön merkitystä tilin- ja verotarkastuksen kannalta.  Kaikki järjestelmät eivät ole mahdollistaneet tietojen tiedostomuotoista luovutusta tarkastajalle, koska järjestelmässä ei ole ollut mahdollista eriyttää luovutukseen tietoja yhtiökohtaisesti. Usein tietoja ei ole myöskään voinut luovuttaa kuin pdf-tiedostoina, mikä ei ole mahdollistanut tehokasta järjestelmätarkastusta. Asian ohjeistus KILAn yleis­ohjeessa ei riitä kehittämään asiantilaa paremmaksi.

Taloushallintoliitto esitti mietintöä koskevassa lausunnossaan, että laissa säädettäisiin velvoite arkistoida kirjanpidon tapahtumat standardoidussa muodossa. Tällainen säädös on jo voimassa tai valmisteilla joissakin EU-maissa. Ruotsissa vastaava on saatu aikaan vapaaehtoisena standardina. Standardoidulla kirjanpidon tapahtumatiedostolla voitaisiin ratkaista pitkälti yllä kuvatut kirjanpidon arkistointiin ja tilintarkastukseen liittyvät ongelmat. Tällaisen tarkastustiedoston tuottaminen olisi varsin yksinkertainen asia kirjanpito-ohjelmistojen toimittajille.